e-IFU dla wszystkich wyrobów medycznych dla użytkowników profesjonalnych – nowe rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2025/1234
26 czerwca 2025 r. Komisja Europejska opublikowała w Dzienniku Urzędowym rozporządzenie wykonawcze (UE) 2025/1234, które znacząco poszerza możliwości stosowania elektronicznych instrukcji używania (e-IFU) dla wyrobów medycznych. Dotychczasowe ograniczenia – pozwalające na użycie e-IFU głównie dla urządzeń stacjonarnych lub aktywnych – zostały uchylone. Nowe przepisy pozwalają wszystkim producentom wyrobów przeznaczonych wyłącznie dla profesjonalnych użytkowników zrezygnować z papierowych instrukcji.

Kontekst legislacyjny i zakres nowego aktu wykonawczego
26 czerwca 2025 r. Komisja Europejska opublikowała w Dzienniku Urzędowym rozporządzenie wykonawcze (UE) 2025/1234, które znacząco poszerza możliwości stosowania elektronicznych instrukcji używania (e-IFU) dla wyrobów medycznych. Dotychczasowe ograniczenia – pozwalające na użycie e-IFU głównie dla urządzeń stacjonarnych lub aktywnych – zostały uchylone. Nowe przepisy pozwalają wszystkim producentom wyrobów przeznaczonych wyłącznie dla profesjonalnych użytkowników zrezygnować z papierowych instrukcji.
Nowe podejście do udostępniania informacji – dla kogo e-IFU?
Rozporządzenie umożliwia korzystanie z e-IFU w szerszym zakresie, ale tylko pod warunkiem spełnienia kryteriów określonych w nowelizacji. Możliwość ta obejmuje wyroby objęte MDR oraz produkty nieposiadające przeznaczenia medycznego z załącznika XVI, jeśli są użytkowane przez profesjonalistów. Przepisy obejmują także wyroby pozostające na rynku na mocy przepisów przejściowych (art. 120 MDR).
Co istotne, e-IFU nie mogą być stosowane w odniesieniu do wyrobów, które mogą trafić do użytkowników nieprofesjonalnych, nawet jeżeli nie jest to ich zamierzone zastosowanie. Producent musi posiadać uzasadnienie i system kontroli, który pozwala jednoznacznie wykluczyć taką możliwość.
Nowe wymagania techniczne i informacyjne e-IFU
Zgodnie z dokumentem, elektroniczna instrukcja używania może być stosowana dla:
- wszystkich wyrobów objętych MDR, jeżeli są przeznaczone do użytku wyłącznie przez użytkowników profesjonalnych,
- akcesoriów do takich wyrobów,
- wyrobów bez przeznaczenia medycznego określonych w załączniku XVI MDR,
- wyrobów nadal legalnie wprowadzanych do obrotu na podstawie art. 120 MDR.
Przepisy nie dopuszczają e-IFU w przypadku, gdy producent nie może zagwarantować, że wyrób nie trafi w ręce użytkowników nieprofesjonalnych.
Nowe wymagania dotyczące dostępności i systemów informacyjnych do e-IFU
Obowiązkiem producenta jest:
- zapewnienie stałego, łatwego dostępu do instrukcji w formacie cyfrowym,
- możliwość pobrania aktualnej i poprzednich wersji dokumentu na żądanie,
- publikacja lokalizacji e-IFU w bazie UDI w systemie EUDAMED,
- zapewnienie e-IFU w językach zgodnych z wymogami państwa członkowskiego, w którym wyrób jest udostępniany.
Instrukcja elektroniczna powinna być również zabezpieczona przed nieautoryzowaną modyfikacją i zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych.
Wdrożenie zmian i informacje dla producentów
Rozporządzenie wchodzi w życie 16 lipca 2025 r. Dla producentów oznacza to konieczność:
- przeglądu i aktualizacji procedur systemu zarządzania jakością,
- dostosowania dokumentacji technicznej do nowych warunków stosowania e-IFU,
- stworzenia i przetestowania platform publikacji dokumentacji online,
- zapewnienia zgodności z wymaganiami dotyczącymi informacji dla użytkowników zawartych w MDR (Załącznik I sekcja 23).
Warto zaznaczyć, że korzystanie z e-IFU pozostaje opcjonalne. Producent wciąż może udostępniać instrukcje w formie papierowej – jednak w przypadku wyboru wersji elektronicznej musi udowodnić pełną zgodność z nowymi przepisami.
Podsumowanie
Nowe rozporządzenie jest wyraźnym sygnałem, że Komisja Europejska wspiera cyfryzację w sektorze wyrobów medycznych. Może ono również wpłynąć pozytywnie na środowisko i efektywność operacyjną, eliminując potrzebę fizycznej produkcji i dystrybucji papierowej dokumentacji.